Номенклатура дел организации 2017 образец

Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Номенклатура дел организации 2017 образец

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы…

Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия.

Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Отделения банка “Уралсиб” в Москве: адреса, режим работы, банкоматы

Определение

Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

  • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
  • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
  • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

При этом форма собственности организации значения не имеет.

Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Чистый объем продаж в балансе: строка. Объем продаж в балансе: как посчитать?

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”.

Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз – это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника.

Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска.

Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо.

В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов.

Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: //1Ku.ru/finansy/21020-nomenklatura-del-organizacii-obrazcy-zapolneniya-kak-sostavit-nomenklaturu-del-organizacii/

Образец номенклатуры дел в организации

Номенклатура дел организации 2017 образец

Номенклатура дел организации — образец и порядок составления, а также сроки утверждения важно соблюдать компаниям, документы которых должны направляться для формирования государственного архива. Прочие организации могут пользоваться ею для систематизации дел и оптимизации документооборота.

Сроки формирования номенклатуры дел на 2017 год

На кого возлагается составление номенклатуры дел

Введение в действие номенклатуры

Как составить номенклатуру дел организации в части заголовков дел

Как ознакомиться с форматом номенклатуры дел

Сроки формирования номенклатуры дел на 2017 год

Поскольку введение номенклатуры осуществляется с начала года, то ее формирование на 2017 год должно происходить в 4-м квартале 2016 года.

То есть составление номенклатуры дел организации происходит в последнем квартале года, предшествующего году начала ее заполнения.

По завершении года внесения в нее данных внизу этого документа приводится общее количество поименованных дел, томов и ставится подпись руководителя компании.

Субъекты с разветвленной организационной структурой составляют номенклатуру по каждому подразделению. Процесс координируется сотрудником, назначенным ответственным за ведение архива.

На основании этих промежуточных документов по каждому отделу формируется консолидированная номенклатура по всей компании. Указанный регламент прописан в п. 3.4.

6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Разработанный в компании образец номенклатуры дел проходит процедуру согласования с архивом не чаще 1 раза в 5 лет. Этот промежуток может быть сокращен, если в компании проводились существенные организационные или структурные преобразования, поскольку подобные мероприятия предполагают формирование новой номенклатуры.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах, один из которых уходит в архив, а другой передается ответственной за документооборот службе.

На кого возлагается составление номенклатуры дел

Чаще всего для разработки номенклатуры не привлекают сторонних консультантов, поскольку только внутри компании работники, занимающиеся документооборотом, лучше всего разбираются в особенностях группировки и формирования комплектов дел из документов. Кроме того, наименование папок, разделов никто, кроме самих работников организации, хорошо знакомых с их содержанием, не подберет.

В большинстве случаев обязанности вести и формировать номенклатуру возлагаются на подразделение, регулирующее движение документов в компании. В частности, это могут быть секретариат, административный отдел, канцелярия организации.

На начальной стадии необходимо определить общий объем документации, которую придется включить в общий перечень. Для этого анализируется учредительная документация, внутренние регламенты структурных подразделений, перечень учетной документации и отчетности.

Помимо этого рассматривается штатное расписание, что позволяет выявить людей, которые вероятнее всего будут отвечать за формирование дел.

Введение в действие номенклатуры

Началу применения вновь созданного документа предшествует ряд предварительных процедур. В частности, необходимо:

  • проставить подпись лица, ответственного за ведение архива;
  • согласовать номенклатуру с руководителем службы, ответственной за документооборот (должна присутствовать его подпись);
  • утвердить экспертной комиссией архива, а также аналогичной структурой компании в случае, если бумаги будут передаваться в госархив.

Непосредственно ввод в действие номенклатуры может происходить по одному из двух вариантов:

  • утверждение руководителем на титульном листе с указанием даты и печатью;
  • подписание распорядительного документа о начале применения новой номенклатуры.

До введения в действие документ обязательно должен согласовываться экспертно-проверочной комиссией, чтобы избежать последующих разногласий при работе с госархивом.

Как составить номенклатуру дел организации в части заголовков дел

Согласно рекомендациям по оформлению заголовков дел, содержащихся в п. 3.4.9 Основных архивных правил, наименование папки указывается в поле 2 номенклатуры.

Оно должно быть строгим, всеобъемлющим и корректно отражающим назначения сшитых в ней документов. Нельзя применять названия вроде «Прочие бумаги», «Иная корреспонденция».

Кроме того, не стоит применять при формировании идентификаторов дел вводные слова и фразы с большим количеством знаков препинания.

Наибольшее влияние на логику построения заголовков оказывают особенности, характеристики собранных в них документов.

В случаях когда в нескольких папках подобраны бумаги, связанные с одним и тем же предметом, но не соблюдается хронология решения задачи, допустимо применять в наименовании дел слово «документ».

Однако в самом низу названия рекомендуется в скобках перечислить основные типы подшитых в деле документов. Например: «Документы по представительским расходам (программы, сметы, расчетные документы)».

Если в отдельную папку сшиваются какие-либо приложения к другому документу, в наименовании дела помимо слова «документы» обязательна ссылка на него. Например «Документы к исковому заявлению о расторжении контракта на поставку сырья». Наименования дел могут уточняться в ходе наполнения папок документацией.

Как ознакомиться с форматом номенклатуры дел

В качестве основы для формирования рабочей номенклатуры дел можно воспользоваться одним из примеров, размещенных в Сети. Для создания собственной формы можно дополнить базовую версию новыми разделами, реквизитами, либо, напротив, исключить ненужные.

При этом для оптимизации процедуры формирования номенклатуры помимо инструкций и рекомендаций лучше использовать уже законченный образец. Его можно посмотреть, просто перейдя по ссылке.

Скачать образец

***

Компаниям предписывается начинать формировать номенклатуру дел на следующий год в последнем квартале текущего. С начала следующего года этот документ применяется на практике, а по итогам года он утверждается окончательно.

Перед началом разработки номенклатуры необходимо тщательно ознакомиться с перечнем документации в компании, организационной структурой и штатным расписанием.

Это необходимо для учета всей документации, обращающейся внутри компании, а также определения лиц, ответственных за формирование номенклатур структурных подразделений.

Источник: //okbuh.ru/buhgalteriya/obrazets-nomenklatury-del-v-organizatsii

Составление номенклатуры дел организации в 2017 году

Номенклатура дел организации 2017 образец

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как составить номенклатуру дел организации;
    • номенклатуру дел коммерческой организации;
    • номенклатуру дел бюджетной организации;
  • образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Составление номенклатуры дел организации

Наличие номенклатуры дел является обязательным для каждой организации. Более того, данная необходимость обусловлена большим практическим значением номенклатуры, которая помогает в определении сроков хранения документов, состава дела и т.д.

Также с помощью номенклатуры становится возможным более систематизированное архивное хранение дел и дальнейшая работа с ними. Однако не все имеют представление, как составить номенклатуру дел организации (образец представлен ниже), и чем руководствоваться при ее оформлении.

Давайте разберемся в данном вопросе.

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения.

С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел.

Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

  • Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных, которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.  
  • Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.  
  • Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.  
  • При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.  
  • Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.  
  • Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).  
  • Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

  1. типовая;
  2. примерная;
  3. индивидуальная.
  4. сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Имеет рекомендательный характер и необходима для определения примерного состава дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется.

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

  • перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
  • перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

  • руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
  • лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
  • экспертной комиссией организации;
  • руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

  • устав организации;
  • устав или положение о структурных подразделениях;
  • штатное расписание;
  • номенклатура дел за прошлый год;
  • описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
  • регистрационные формы;
  • типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
  • типовые и примерные номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2017

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

  • Индекс дела.
  • Заголовок.
  • Количество единиц хранения.
  • Срок хранения (номер статей согласно перечню).
  • Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

Номенклатура дел бюджетной организации

При составлении номенклатуры дел в бюджетной организации необходимо руководствоваться нормативными документами государственного или муниципального значения.

Перед тем, как приступить к составлению, необходимо проверить наличие нормативных правовых документов, изданных на уровне публично-правового образования (республики, области, края).

При отсутствии таковых следует руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526.

Также следует помнить, что номенклатура дел, составленная в бюджетном учреждении, подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является данное бюджетное учреждение. Более того, номенклатура дел бюджетной организации подлежит обязательному согласованию с соответствующим архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет.

Образцы номенклатуры дел в 2017 году

Номенклатура дел организации образец

Скачать чистый бланк >>>

Скачать чистый бланк >>>

Скачать чистый бланк >>>

Источник: //www.sekretariat.ru/article/210877-qqq-17-m4-nomenklatura-del-organizatsii

Номенклатура дел

Номенклатура дел организации 2017 образец

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: //blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Номенклатура дел организации образец составления

Номенклатура дел организации 2017 образец

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Скачать образец номенклатуры дел организации (word)

Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации (word)

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графасодержание
1индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо)
3количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2019 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: //2ann.ru/primer-sostavleniya-nomenklatury-del-organizacii/

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Номенклатура дел организации 2017 образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Бланк номенклатуры дел

Образец заполнения номенклатуры дел

Источник: //paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-organizacii-obrazec

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Порядок утверждения номенклатуры

Как оформлять заголовки дел

Где взять образец номенклатуры дел

Итоги

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.

2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации.

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Источник: //k-p-a.ru/tipovaya-nomenklatura-del-dlya-ooo-primery/

3 адвоката
Добавить комментарий